聯(lián)合國(guó)出版物的編輯經(jīng)理斯蒂芬·麥克格羅蒂看著屏幕上超過11000份出版物，輕輕點(diǎn)擊鼠標(biāo)，所有資料按照可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)自動(dòng)歸類，瞬間從雜亂無章變成井然有序-1。
“咱們這個(gè)UNES怎么樣才能把這么多內(nèi)容整理得既專業(yè)又方便查找？”剛接手知識(shí)管理工作的李明面對(duì)堆積如山的資料感到頭疼。
這不僅僅是李明一個(gè)人的困惑，在信息爆炸的時(shí)代，無論是機(jī)構(gòu)還是個(gè)人，都面臨著如何高效整理和利用內(nèi)容的挑戰(zhàn)。
聯(lián)合國(guó)出版物部門每年要處理超過500份新出版物，這些材料以印刷、數(shù)字和無障礙電子書格式呈現(xiàn)，并使用聯(lián)合國(guó)六種官方語(yǔ)言分發(fā)全球-1。
如此龐雜的內(nèi)容，UNES怎么樣實(shí)現(xiàn)高效管理的呢？答案藏在他們的元數(shù)據(jù)系統(tǒng)和智能平臺(tái)設(shè)計(jì)中。
在UN iLibrary平臺(tái)上，每份研究都被賦予恰當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)，這些“數(shù)據(jù)標(biāo)簽”像圖書館的目錄卡片，讓計(jì)算機(jī)和用戶都能快速理解內(nèi)容屬性-1。這種系統(tǒng)化標(biāo)注是內(nèi)容整理的基石。
聯(lián)合國(guó)內(nèi)容整理的一個(gè)獨(dú)特之處在于，他們使用可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)作為組織框架-1。
想象一下，如果你要查找氣候變化相關(guān)的資料，可以直接篩選標(biāo)記了“氣候行動(dòng)”目標(biāo)的出版物。這種分類法不僅直觀，而且與全球關(guān)注議題高度契合。
實(shí)際上，這種分類方式解決了內(nèi)容整理中的一個(gè)核心痛點(diǎn)——如何使內(nèi)容組織結(jié)構(gòu)與用戶思維方式保持一致。UNES通過將專業(yè)內(nèi)容與廣泛認(rèn)知的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)相聯(lián)系，降低了用戶的門檻。
UNES的內(nèi)容整理不是簡(jiǎn)單的分類堆放，而是一個(gè)多層次優(yōu)化過程。從技術(shù)層面看，他們建立了部門間溝通機(jī)制，確保信息共享和編目的一致性和效率-1。
有意思的是，UNES怎么樣處理不同用戶群體的需求差異？他們的平臺(tái)同時(shí)考慮了學(xué)者、政策制定者、圖書管理員等不同用戶的使用習(xí)慣-1。
比如，學(xué)者可能需要深度功能，而政策制定者可能更關(guān)注執(zhí)行摘要和關(guān)鍵數(shù)據(jù)。UNES的平臺(tái)設(shè)計(jì)正是基于這些不同需求進(jìn)行的優(yōu)化。
對(duì)于普通用戶來說，UNES提供了UNBISnet這樣的工具，它提供“新關(guān)鍵詞”和“新瀏覽列表”兩種選項(xiàng)-6。
如果你知道文件符號(hào)的開頭部分，瀏覽列表會(huì)特別方便。比如輸入“A/”就能找到所有大會(huì)文件-6。這種專業(yè)工具的設(shè)計(jì)思路，對(duì)普通人的內(nèi)容整理也有啟發(fā)。
ODS高級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)則包含了聯(lián)合國(guó)文件、決議、每日期刊等豐富內(nèi)容-8。當(dāng)進(jìn)行全文時(shí)，可以同時(shí)使用全文和標(biāo)題關(guān)鍵詞來獲得更集中的結(jié)果-8。
雖然這不是UNES獨(dú)有的方法，但UNS（Sebelas Maret大學(xué)）提出的5M創(chuàng)意寫作原則對(duì)內(nèi)容整理同樣有啟發(fā)-3。
第一個(gè)M是以有趣段落開頭，標(biāo)題應(yīng)具有吸引力并采用短語(yǔ)形式-3。想想看，咱們整理內(nèi)容時(shí)，給每個(gè)文件夾或文件起名時(shí)，不也應(yīng)該遵循這個(gè)原則嗎？
第二個(gè)M是創(chuàng)造沖突觀點(diǎn)，通過提出有趣、實(shí)際且需要解決方案的沖突觀點(diǎn)來吸引注意力-3。在整理內(nèi)容時(shí)，我們也可以考慮創(chuàng)建對(duì)比性的分類，如“傳統(tǒng)方法”與“創(chuàng)新方案”，“理論框架”與“實(shí)踐案例”等。
UNES的內(nèi)容整理方法中，最值得學(xué)習(xí)的一點(diǎn)是始終以用戶體驗(yàn)為中心。他們的平臺(tái)設(shè)計(jì)考慮了不同用戶群體的特殊需求，比如學(xué)者需要的高級(jí)功能，政策制定者需要的執(zhí)行摘要快速訪問等-1。
引擎排名規(guī)則也強(qiáng)調(diào)了用戶體驗(yàn)的重要性，包括網(wǎng)站訪問時(shí)長(zhǎng)、跳出率、頁(yè)面加載速度等指標(biāo)-2。這些因素直接影響著內(nèi)容被找到和使用的效率。
UNES怎么樣平衡專業(yè)性與可用性？他們?cè)诒３謨?nèi)容專業(yè)深度的同時(shí)，通過直觀的分類和工具，使復(fù)雜內(nèi)容變得易于獲取和理解。
內(nèi)容整理本質(zhì)上是一種信息寫作過程。當(dāng)我們整理文件、分類資料時(shí)，其實(shí)是在為未來的“讀者”（包括我們自己）創(chuàng)建一種可讀的結(jié)構(gòu)。
寫作過程本身是遞歸的，不是線性的，這意味著我們可能在各個(gè)部分和流程之間來回進(jìn)行-5。內(nèi)容整理同樣如此，我們可能先創(chuàng)建一個(gè)大類，然后增加子類，再回過頭調(diào)整大類的名稱和結(jié)構(gòu)。
口語(yǔ)化表達(dá)在內(nèi)容整理中也很重要。用“季度銷售數(shù)據(jù)”代替“Q1-Q4商業(yè)績(jī)效指標(biāo)匯總”，用“客戶反饋”代替“終端用戶使用體驗(yàn)質(zhì)性評(píng)估”——這種簡(jiǎn)化能大大提高后續(xù)查找效率。
問：我是一家小型非營(yíng)利組織的負(fù)責(zé)人，我們經(jīng)常需要整理項(xiàng)目報(bào)告、捐贈(zèng)者信息和活動(dòng)資料。UNES的內(nèi)容整理方法對(duì)我們這樣資源有限的小機(jī)構(gòu)有什么實(shí)際可行的借鑒之處嗎？
答：當(dāng)然有！UNES的方法中有很多適合小機(jī)構(gòu)的實(shí)用技巧。你可以從元數(shù)據(jù)思維開始，不必使用復(fù)雜系統(tǒng)，只需在文件命名時(shí)加入關(guān)鍵信息。比如“2023年鄉(xiāng)村教育項(xiàng)目報(bào)告_最終版_20230512”，包含了時(shí)間、項(xiàng)目、狀態(tài)和日期多個(gè)維度。
可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的分類思路特別適合非營(yíng)利組織，你可以根據(jù)自己的使命創(chuàng)建核心分類框架。比如環(huán)保機(jī)構(gòu)可以用“保護(hù)行動(dòng)”、“社區(qū)參與”、“政策倡導(dǎo)”、“成果評(píng)估”等類別，這比簡(jiǎn)單的“項(xiàng)目A、項(xiàng)目B”更有邏輯。
聯(lián)合國(guó)強(qiáng)調(diào)的部門間溝通機(jī)制-1在小機(jī)構(gòu)中可以簡(jiǎn)化為定期文件整理會(huì)議，確保所有團(tuán)隊(duì)成員使用一致的分類和命名規(guī)則。這種一致性帶來的效率提升會(huì)隨著時(shí)間推移越來越明顯。
問：我是一個(gè)自由職業(yè)者，經(jīng)常需要為不同客戶處理各種文件和個(gè)人項(xiàng)目。UNES的哪些內(nèi)容整理原則最適合個(gè)人知識(shí)管理？如何平衡統(tǒng)一系統(tǒng)與個(gè)性化需求？
答：個(gè)人知識(shí)管理確實(shí)需要靈活性和個(gè)性化的平衡。UNES的多層次分類方法很值得借鑒。你可以建立一個(gè)基礎(chǔ)分類框架，如“客戶項(xiàng)目”、“學(xué)習(xí)資源”、“行政文件”、“個(gè)人發(fā)展”等大類，然后為每個(gè)客戶或項(xiàng)目創(chuàng)建子文件夾。
UNES怎么樣處理不同用戶需求差異的思路-1可以轉(zhuǎn)化為你的個(gè)人系統(tǒng)設(shè)計(jì)。你可以為不同類型的項(xiàng)目設(shè)置不同的整理模板。比如寫作項(xiàng)目可能包括“研究資料”、“初稿”、“修改版本”、“最終提交”等子類；而設(shè)計(jì)項(xiàng)目則可能需要“靈感參考”、“源文件”、“導(dǎo)出文件”、“客戶反饋”等不同結(jié)構(gòu)。
UNBISnet的兩種模式-6也很有啟發(fā)。你可以同時(shí)維護(hù)兩種查找方式：一種是文件夾層級(jí)瀏覽（適合已知位置的文件），另一種是全局關(guān)鍵詞（適合模糊記憶的情況）。現(xiàn)在很多筆記軟件和文件管理工具都支持標(biāo)簽系統(tǒng)，這其實(shí)就是元數(shù)據(jù)的個(gè)人應(yīng)用。
定期審視和調(diào)整你的整理系統(tǒng)也很重要。聯(lián)合國(guó)出版物部門會(huì)不斷優(yōu)化他們的平臺(tái)-1，你的個(gè)人系統(tǒng)也應(yīng)該每季度或每半年評(píng)估一次效果，看看哪些分類好用，哪些很少使用，然后做出調(diào)整。記住，最好的系統(tǒng)是那個(gè)你真正會(huì)用的系統(tǒng)。
問：我注意到UNES特別強(qiáng)調(diào)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)作為內(nèi)容框架-1。對(duì)于普通企業(yè)或團(tuán)體，應(yīng)該如何創(chuàng)建適合自己的核心內(nèi)容框架？有沒有具體步驟可以參考？
答：創(chuàng)建核心內(nèi)容框架確實(shí)是內(nèi)容整理的關(guān)鍵。明確你的“可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)”。對(duì)企業(yè)來說，這可能是核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域、關(guān)鍵價(jià)值主張或戰(zhàn)略支柱。花時(shí)間與團(tuán)隊(duì)討論：我們最常處理哪些類型的內(nèi)容？用戶最常查找什么信息？
采用漸進(jìn)式方法。就像有效的論證發(fā)展應(yīng)該逐步進(jìn)行，一次介紹一個(gè)新想法-9，你的內(nèi)容框架也應(yīng)該從簡(jiǎn)單開始，逐步完善。不要試圖一次性創(chuàng)建完美系統(tǒng)，而是先建立基礎(chǔ)分類，在實(shí)際使用中不斷調(diào)整。
第三，創(chuàng)建連接與交叉引用。UNES的出版物經(jīng)常涉及多個(gè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)-1，同樣，你的內(nèi)容也常常屬于多個(gè)類別。可以學(xué)習(xí)聯(lián)合國(guó)文件中的“內(nèi)容注釋”做法-6，在文件屬性或開頭部分注明它相關(guān)的其他分類，或者使用標(biāo)簽系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)多維度歸類。
保持框架的靈活性。UNES的平臺(tái)也在不斷進(jìn)行未來增強(qiáng)-1，你的內(nèi)容框架也應(yīng)該有定期評(píng)估和調(diào)整的機(jī)制。每季度檢查一次：是否有新的內(nèi)容類型出現(xiàn)？哪些分類很少使用？用戶反饋表明哪些地方難以查找？根據(jù)這些觀察優(yōu)化你的框架。記住，好的內(nèi)容框架是生長(zhǎng)的，不是一成不變的。
